Zerstörung ist der Weg zum Wandel (Teil 4)

Die derzeitige Entwicklung der sogenannten Digitalisierung lässt inzwischen erahnen, welche Geschäftsmodelle alle in naher oder nicht allzu ferner Zukunft kippen könnten.

Sogenannte Wissensarbeiter werden sich ebenfalls auf massive Änderungen im Berufsbild einstellen müssen. In der Diskussion der Rationalisierung durch die IT sind wir in der Vergangenheit eher die Fokussierung auf Standardtätigkeiten gewohnt. So habe ich selbst bei meiner Ausbildung in der Bank noch täglich die Kontoauszüge für die Kunden morgens einsortiert. Mit den Kontoauszugdruckern kam die Ablösung dieser stupiden Tätigkeit. Digitalisierung bedeutete, arbeitsintensive Aufgaben durch die IT ablösen zu lassen. Es waren aber immer Grenzen vorhanden – entweder durch die zur Verfügung stehende Hardware oder durch Software, die im Vorfeld wissen musste, was der Benutzer damit zu tun gedenkt.

Inzwischen hat sich die IT aber so weiterentwickelt, dass die Software eine hohe (künstliche) Intelligenz mitbringt und immer besser auch komplexe Aufgaben erledigen kann – vorprogrammierte Strukturen sind immer weniger nötig.

Fragen frei zu formulieren und die Antworten innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm zu haben, kennt inzwischen jeder von seinem Smartphone. Viele Grüße von „Siri“.

IBM schreitet mit „Watson“ voran und zeigt, mit welch erstaunlich guter Trefferquote eine Software anhand hoher Datenmengen qualitativ hochwertige Antworten geben kann und gibt damit eine erste Vorstellung in die zukünftigen Möglichkeiten der „künstlichen Intelligenz“. Riesige Datenmengen werden in das System gegeben und die Software zeigt Lösungen auf, die ein Mensch nie, nur durch Zufall oder nur mit extremen Aufwand gefunden hätte. Typische Schlagzeile: „Watson soll Verbrecher jagen“.

Somit lässt sich auch sehr leicht vorstellen, dass beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und ähnliche Berufe einem extremen Wandel unterworfen sein können.

Wie lange wird es noch dauern, bis eine Steuerberatungs-Software nur noch die unsortierten Rechnungen und Belege erwartet und automatisch nach den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen eine für den Kunden optimierte Steuererklärung fertigstellt und elektronisch dem Staat übermittelt? Steuerberater und Finanzbeamten zur Prüfung wird man dann kaum noch benötigen.

Und wann wird die erste Software vollautomatisch eine juristische Beratung anhand unstrukturierter Informationen vorzunehmen und damit den Anwalt zu ersetzen? Werden dann auch die Urteile im Gericht von Maschinen gefällt werden?

Brauchen wir zukünftig noch einen Hausarzt, wenn die kleinen digitalen Helfer am Körper meine aktuellen Werte haben und intelligente Software schon weiß, was ich habe, bevor ich es merke? Oder kommt das Medikament dann schon mit der Post automatisch, bevor die eigentliche Krankheit ausbricht?

Alle diese Beispiele zeigen, dass durchaus inzwischen auch Berufsgruppen, die aufgrund ihrer Erfahrungen und ihres umfangreichen Wissens sich bisher wenig Gedanken über eine Rationalisierung machen mussten. Gerade hier steckt aber für Softwarehersteller ein riesiges Potential von Verdienstmöglichkeiten. Eine Maschine wird über kurz oder lang meine juristische Frage mindestens genau so gut oder sogar besser als ein lange ausgebildeter Mensch beantworten können. Die Software ersetzt also nicht mehr wie bisher eine relativ günstige Dienstleistung (zeitintensiv aber niedriges Lohnniveau), sondern schafft in Sekunden ein Äquivalent für eine sehr teure Dienstleistung.

Noch sehen wir wenige von diesen Entwicklungen. Aber ich bin mir sicher: auch hier ist es nicht die Frage ob, sondern wann…

Social Business

Hat das Unternehmen seine ersten (erfolgreichen) Schritte im Social Media unternommen, wird es Zeit für den zweiten logischen Schritt: Die Erfahrungen innerhalb des Unternehmens erfolgreich nutzen.

Was in der Kommunikation mit den Kunden funktioniert, kann auch im Unternehmen funktionieren und damit eine Lösung für die Probleme

  • E-Mail-Flut
  • Mangelnde Dokumentation von Wissen

quasi „nebenbei“ lösen.

Hauptfokus von „Social Business“ ist das Teilen von Wissen. Da dies mit den Mechanismen der sozialen Netzwerke erfolgt, löst sich auch automatisch das Problem der E-Mail-Flut. Heraus­for­de­rung für das Unternehmen ist es „lediglich“, ein soziales Netzwerk erfolgreich im Unternehmen zu etablieren.

Die Software

Sicherlich ist dazu eine gute Software nötig – ohne diese funktioniert es nicht. Aber auch eine gute Software alleine bringt keinen Schritt zu einer erfolgreichen Einführung.

An dieser Stelle sollen nicht die einzelnen am Markt verfügbaren Softwareprodukte miteinander verglichen werden. Das für alle Unternehmen optimale Produkt gibt es sowieso nicht.

Beobachtet man den Markt, so sind Softwareprodukte mit einem „Full-Client-Konzept“ als stark erfolgreich zu prognostizieren.

Nicht zu verwechseln ist der „Full-Client“ mit dem „Fat-Client“ – es geht hierbei nicht um Hardware oder ein dickes Softwarepaket. Vielmehr ist mit dem „Full-Client“ eine in sich geschlossene Benutzeroberfläche (ein Browserfenster, eine Anmeldung) gemeint, die dem Anwender alle Informationen an einer Stelle bereitstellt.

Im Endeffekt handelt es sich um eine Fortentwicklung des Softwaretypus „Collaboration Software“, deren bekanntester Vertreter IBM Lotus Notes/Domino[1] ist – eine Software, die immerhin schon seit mehr als 25 Jahren am Markt ist und den elektronischen Umgang mit Arbeitsprozessen („Workflows“) in vielen Unternehmen entscheidend geprägt hat.

Allerdings handelt es sich genau hier um einen „Fat-Client“. Die Funktionsweise ist aber durchaus als Basis für einen heutigen „Social-Business-Arbeitsplatz“ zu sehen. Der Anwender hatte unter einer Oberfläche alle für ihn im täglichen Geschäft nötigen Grundfunktionen wie E-Mail, Diskussions­­datenbanken, Hand­bücher und Workflow-Anwendungen im Zugriff. Meist wurde lediglich ein zweites Kernsystem parallel benötigt (z.B. SAP, Kernbankensystem). Darüber hinaus wurden Funktionalitäten über Office-Software ergänzt und damit die Unzulänglichkeiten der Collaboration Software ausgeglichen. Fachlich wäre der Einsatz von Office oft nicht nötig, ja sogar nicht anzuraten gewesen.

Ein „Social-Business-Arbeitsplatz“ sollte mindestens einige Grundfunktionalitäten bereitstellen. Oft kann „Social Software“ nur einen Teil davon abbilden. Es sollte dann genau untersucht werden, ob die Software den Anforderungen genügt.

  • Direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die nicht im sozialen Netzwerk öffentlich ist (entspricht E-Mail).
  • Profile der im sozialen Netzwerk aktiven Mitarbeitern (entspricht einem Adressbuch, dient aber nicht nur zum Finden von klassischen Adressdaten, sondern auch von Skills, Erfahrungen und Interessensgebieten des Einzelnen).
  • Wikis zum Aufbauen von Dokumentationen (entspricht dem klassischen Handbuch).
  • Foren zum Abgleich von Ideen und Meinungen (ent­spricht der klassischen Diskussionsdatenbank).
  • Blogs zur Darstellung von Beiträgen, die mit zunehmenden Alter uninteressanter werden (entspricht dem klassischen Protokoll).
  • Linksammlungen um interessante Angebote im Netz dauerhaft als Information bereitzustellen (bisher als private Linksammlung im Browser).
  • Einzelne virtuelle „Räume“, in denen geschlossene Gruppen sich austauschen können.

Rund wird eine solche Anwendung nur, wenn sie die einzelnen Elemente miteinander verbindet und alle Einzelfunktionen zu einer Oberfläche zusammenführt. Die Oberfläche zeigt dem Anwender die neuen Beiträge der anderen Kollegen, lässt eine Filterung zu, erlaubt die Kommentierung der Beiträge und schlägt dem Anwender für ihn interessante Beiträge vor.

Diese Oberfläche wird durch die Benutzer noch stärker ak­zep­tiert, wenn auch die täglichen Geschäftsprozesse intergriebar bzw. bereits integriert sind.

Soll beispielsweise ein Anwender einen Urlaubsantrag genehmigen und findet den Hinweis darauf in der ihm be­kann­ten „Social-Business-Oberfläche“, genügt ein Klick und der Prozess­schritt ist erfolgt ohne die Anwendung verlassen zu haben.

Jeder darf mitmachen und die Nutzung am Arbeitsplatz

Jeder darf mitmachen

Grundsätzlich ist dies eine der Spielregeln für „Social Media“ und sollte auch so im Unternehmen umgesetzt werden. Um Wildwuchs zu vermeiden, sind gut durchdachte „Social Media Guidelines“ wesentlich.

Schnell gerät ein Mitarbeiter durch einen unbedachten Kommentar in einem sozialen Netzwerk in die Gefahr, dass er als Vertreter des Unternehmens identifiziert wird und das Verhalten auf das Unternehmen zurückfällt.

Es muss vermieden werden, dass die (private) Meinungs­äußerung eines Mitarbeiters als Unternehmensaussage interpretiert wird. Mitarbeiter können und dürfen über das Unter­nehmen, aber nicht für das Unternehmen sprechen. Sie sind keine Unternehmenssprecher.

Die Konsequenz: Es reicht nicht aus, einen „Social Media Guideline“ erarbeitet zu haben – die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden.

Nutzung am Arbeitsplatz

An dieser Frage scheiden sich die Geister: darf der Mitarbeiter soziale Netzwerke am Arbeitsplatz benutzen oder nicht? Intuitiv wird diese Frage verneint und die Nutzung verboten.

Dies ist nicht der richtige Weg. Bei der Nutzung des Internets war dies in vielen Fällen bereits ein Eigentor. Auch hier wurde die Nutzung anfänglich verboten oder auf bestimmte Seiten beschränkt. Je mehr das Internet eine Notwendigkeit für den Arbeitsplatz wurde, desto schwieriger waren die Sperren durchzuhalten und die Mitarbeiter hatten teilweise Aufholbedarf im Umgang mit dem Netz.

Dazu kommt, dass ein Unternehmen sicherlich die Geräte am Arbeitsplatz vor dem Zugriff auf soziale Netzwerke schützen kann, der Mitarbeiter dann aber vielleicht auf sein privates Endgerät schwenkt.

Vielmehr sollten Unternehmen die Nutzung mindestens tolerieren – besser sogar dazu ermuntern. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter dabei seine eigentlichen Aufgaben nicht aus dem Blick verliert und damit unproduktiv wird. Dies ist eine Aufgabe der Führungskraft, so wie sie heute auch bereits darauf achten sollte, dass der Mitarbeiter nicht die Zeitung während der Arbeitszeit liest oder übermäßig privat telefoniert oder E-Mail schreibt.

Spitzer formuliert: Wenn die private Nutzung sozialer Netzwerke ein Problem ist, gibt es im Unternehmen ein Management­pro­blem und eine Führungs­schwäche.

Durchaus sind aber Arbeit und Freizeit zu trennen. Arbeit ist kein Privatvergnügen, sondern ein Vertrag mit Rechten und Pflichten auf beiden Seiten.

Übrigens: Nach einer aktuellen Studie der IBM erlauben 90% der im Umfeld der sozialen Netzwerke erfolgreichen Unternehmen den Mitarbeitern die Nutzung am Arbeitsplatz. Die Unternehmen müssen aber wissen, was soziale Netzwerk bedeuten und klare, abgestimmte Vorgaben machen.