E-Mail

Generation Y: Die führen nicht effizient?

Bei ZEIT ONLINE erschien vor einigen Tagen der Artikel „Generation Y: Die führen nicht effizient„. Dort stellt Philipp Riehm, Professor für Medienmanagement an der Macromedia Hochschule für Medien und Kommunikation, die Behauptung auf, dass die Generation Y hauptsächlich über Mail und Chat kommuniziert – das mache Prozesse langsam. Bereits in Führungspositionen angekommene Mitglieder dieser Generation sollen zwar effektiv, aber nicht unbedingt effizient führen. Das heisst, sie setzen mehr Ressourcen ein als nötig um ein Ziel zu erreichen. Woher er diese Erkenntnis hat, bleibt er im Interview leider schuldig.

Ich glaube, hier wird mal wieder die typische Fremdbeurteilung einer ganzen Generation versucht und über einen Kamm geschert. Es gibt in jeder Generation (sofern es überhaupt solche starren Grenzen im Berufsleben gibt) Menschen unterschiedlicher Couleur. Ich bezweifle diese These. Aus der Perspektive einer älteren Generation fällt es daher ungeheuer schwer bzw. ist unmöglich „die“ Generation Y komplett zu beurteilen. Selbst einem Mitglied der Generation Y wird es schwer fallen, eine allgemeingültige Beurteilung abzugeben.

„Die“ Generation Y ist mit einer komplett neuen Technik aufgewachsen, die der älteren Generation nicht zur Verfügung stand. Wie es mit allen Sachen ist, die man von klein auf lernt: es fällt einem leichter, damit umzugehen. Und nicht nur fällt der Umgang, auch der Nutzen, die Möglichkeiten und auch die Einschränkungen lassen sich viel besser beurteilen.

Nach meinen Beobachtungen sind sich die Mitglieder der Generation Y der Vorteile und Nachteile dieser Technologien durchaus bewusst. Sie setzen sie – ganz im Gegenteil zu vielen Älteren – vollkommen selbstverständlich und sinnvoll ein. Ist ein Angebot nicht sinnvoll, wird es nicht mehr genutzt. Mag es nagativ gesehen als unstet bezeichnet werden, man kann dies auch genauso positiv als schnelle Adaption an veränderte Gegebenheiten sehen. Was passiert, wenn ein Unternehmen diese Fähigkeit nicht besitzt, kann jeder beurteilen, der „früher“ auf Nokia-Handys geschwört hat.

Das die persönliche Kommunikation bei der Nutzung der neuen Möglichkeiten zu kurz kommt, kann ich bisher nicht bestätigen. Ganz im Gegenteil: Elektronische Abstimmungen sind vom Zeitablauf vielleicht – wie im Interview beschrieben – manchmal zeitlich etwas länger. Oft sind sie aber unterm Strich viel effizienter, denn eine Generation Y ist durchaus dazu auch bereit, die Einschränkungen der älteren Generation bezüglich Arbeitszeit und Ort zu sprengen und quasi von überall und zu jederzeit zwischendurch etwas zu klären und voranzubringen. Alte Arbeitszeiten, in denen nur 5 Tage von 8 bis 16 Uhr Aufgaben erledigt wurden, sind lange überholt. Und ob ein Meeting immer effizienter ist, wage ich auch zu bezweifeln. Schwarz und weiß gibt es hier nicht, es kommt auf den richtigen Mix der genutzten Medien und persönlichen Kontakte an.

Womit Herr Riehm dann aber durchaus Recht hat, ist der Hinweis auf die nicht vorhandenen Strukturen und Kulturen der Unternehmen für diese nachwachsenden Generation. Gerade die vorhandenen Strukturen sind es, die eine nachrückende Generation in ein ungewolltes Korsett zwingen. Aber die nachfolgenden Generationen werden die Unternehmen erfolgreich verändern, so wie es die Generationen davor zu ihrer Zeit auch gemacht haben – nur eben anders als „früher“.

Licht und Schatten

Für die allermeisten Mitarbeiter (wie auch die Geschäftsführung) wird diese Erfahrung von sozialen Netzwerken und Social Software neu sein. Man wird sich langsam an die neue Kultur heranarbeiten und auch Rückschläge zu verzeichnen haben.

Gerade deshalb sind Spielregeln wichtig. Nur wer sich im Vorfeld überlegt, was erlaubt und was verboten ist, kann auch später eingreifen. Für alle existiert ein gültiger Rahmen – keiner ist im Ungewissen, welche Folgen seine Handlung hat und kann sich im Zweifelsfall darauf berufen.

Die Spielregeln müssen immer wieder neu definiert werden und an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden. In einem transparenten Unternehmen tun dies alle gemeinschaftlich. Es sind gelebte Regeln.

In den vorherigen Beiträgen werden ein Kulturwandel und ein neuer Arbeitsplatz auf Basis einer Social Software mit einem erfolgreichen Unternehmen in Verbindung gebracht. Selbst­verständlich ist dies nicht als Automatismus oder Gleichung gemeint, sondern als Voraussetzung.

Ein zukunftsfähiges Unternehmen muss sich mit neuen Arbeitskonzepten auseinandersetzen. Social Media hat seine Existenzberechtigung im privaten Umfeld bereits bewiesen. Dieser Erfolg kann auch in Unternehmen umgesetzt werden – das ist sicher. Welcher Weg eingeschlagen wird, wie lang diese ist und ob man alle Kurven mitmachen muss, das hängt stark vom einzelnen Unternehmen und dessen Startposition ab.

Nicht verschwiegen werden soll, dass auf diesem Weg auch viele Hindernisse zu finden sind. Beim Beschreiten von neuen Wegen kann man nie im Vorfeld wissen, welche Hindernisse existieren und zu welchem Zeitpunkt sie auftauchen. Sie sind aber kein Grund, den Weg nicht zu beschreiten. Nur wer losgeht, kann auch irgendwann ankommen.

Es gilt einfach dabei, Vorsicht walten zu lassen. Wer die Augen verschließt, der hat ein hohes Risiko ins Stolpern zu kommen. Wer sie aufmacht wird die Gefahren rechtzeitig sehen und sie umschiffen können.

Immer wieder werden Gefahren dargestellt, dass Mitarbeiter Interna unbedacht nach außen geben können. Ja, die Gefahr existiert unbestritten. Aber seinen wir einmal ehrlich, existiert die auch nicht bei E-Mail? Wie oft haben Sie bereits eine E-Mail erhalten, die nicht für sie bestimmt war und der Absender sich vertippt hat.

Von Mitarbeitern mit krimineller Energie sich schützen zu wollen, ist sowieso in den meisten Fällen ein Ding der Unmöglichkeit.

Planen Sie den Einsatz von Social Media und Social Software sorgfältig. Schauen Sie am Anfang des Weges, welche potenziellen Hindernisse auftauchen können und sorgen sie vor. Helfen Sie den mitreisenden Kollegen aktiv. Seien Sie auch während der Reise wachsam und reagieren Sie schnell. Dann wird der Weg auch für Ihr Unternehmen zu einem Erfolgsweg.

Social Business: Neue Arbeitsweisen

Das Unternehmen muss sich darauf einstellen, neue Arbeitsweisen zu akzeptieren.

Warum z.B. einen wöchentlichen Projektbericht an den Vorgesetzten senden, wenn doch in der Projektcommunity ein Blogeintrag erstellt werden kann. Und zwar genau dann, wenn in dem Projekt etwas Entscheidendes passiert. Als Nebeneffekt haben alle Projektmitarbeiter Zugriff auf die Informationen und können im Team Ergänzungen und Korrekturen vornehmen.

Selbst später ins Projekt kommende Mitarbeiter werden der Community zugeordnet und haben auf einen Schlag einen kompletten Überblick über die bisherigen Aktivitäten. Und das ohne erst mühsam alte E-Mails aus den Postfachgräbern der einzelnen beteiligten Kollegen auszubuddeln.

Plötzlich ist damit aber die (immer geforderte) Transparenz in aller Konsequenz vorhanden. Damit muss ein Unternehmen umgehen können – die entsprechende Unternehmenskultur aufgebaut haben.

Social Business

Hat das Unternehmen seine ersten (erfolgreichen) Schritte im Social Media unternommen, wird es Zeit für den zweiten logischen Schritt: Die Erfahrungen innerhalb des Unternehmens erfolgreich nutzen.

Was in der Kommunikation mit den Kunden funktioniert, kann auch im Unternehmen funktionieren und damit eine Lösung für die Probleme

  • E-Mail-Flut
  • Mangelnde Dokumentation von Wissen

quasi „nebenbei“ lösen.

Hauptfokus von „Social Business“ ist das Teilen von Wissen. Da dies mit den Mechanismen der sozialen Netzwerke erfolgt, löst sich auch automatisch das Problem der E-Mail-Flut. Heraus­for­de­rung für das Unternehmen ist es „lediglich“, ein soziales Netzwerk erfolgreich im Unternehmen zu etablieren.

Die Software

Sicherlich ist dazu eine gute Software nötig – ohne diese funktioniert es nicht. Aber auch eine gute Software alleine bringt keinen Schritt zu einer erfolgreichen Einführung.

An dieser Stelle sollen nicht die einzelnen am Markt verfügbaren Softwareprodukte miteinander verglichen werden. Das für alle Unternehmen optimale Produkt gibt es sowieso nicht.

Beobachtet man den Markt, so sind Softwareprodukte mit einem „Full-Client-Konzept“ als stark erfolgreich zu prognostizieren.

Nicht zu verwechseln ist der „Full-Client“ mit dem „Fat-Client“ – es geht hierbei nicht um Hardware oder ein dickes Softwarepaket. Vielmehr ist mit dem „Full-Client“ eine in sich geschlossene Benutzeroberfläche (ein Browserfenster, eine Anmeldung) gemeint, die dem Anwender alle Informationen an einer Stelle bereitstellt.

Im Endeffekt handelt es sich um eine Fortentwicklung des Softwaretypus „Collaboration Software“, deren bekanntester Vertreter IBM Lotus Notes/Domino[1] ist – eine Software, die immerhin schon seit mehr als 25 Jahren am Markt ist und den elektronischen Umgang mit Arbeitsprozessen („Workflows“) in vielen Unternehmen entscheidend geprägt hat.

Allerdings handelt es sich genau hier um einen „Fat-Client“. Die Funktionsweise ist aber durchaus als Basis für einen heutigen „Social-Business-Arbeitsplatz“ zu sehen. Der Anwender hatte unter einer Oberfläche alle für ihn im täglichen Geschäft nötigen Grundfunktionen wie E-Mail, Diskussions­­datenbanken, Hand­bücher und Workflow-Anwendungen im Zugriff. Meist wurde lediglich ein zweites Kernsystem parallel benötigt (z.B. SAP, Kernbankensystem). Darüber hinaus wurden Funktionalitäten über Office-Software ergänzt und damit die Unzulänglichkeiten der Collaboration Software ausgeglichen. Fachlich wäre der Einsatz von Office oft nicht nötig, ja sogar nicht anzuraten gewesen.

Ein „Social-Business-Arbeitsplatz“ sollte mindestens einige Grundfunktionalitäten bereitstellen. Oft kann „Social Software“ nur einen Teil davon abbilden. Es sollte dann genau untersucht werden, ob die Software den Anforderungen genügt.

  • Direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die nicht im sozialen Netzwerk öffentlich ist (entspricht E-Mail).
  • Profile der im sozialen Netzwerk aktiven Mitarbeitern (entspricht einem Adressbuch, dient aber nicht nur zum Finden von klassischen Adressdaten, sondern auch von Skills, Erfahrungen und Interessensgebieten des Einzelnen).
  • Wikis zum Aufbauen von Dokumentationen (entspricht dem klassischen Handbuch).
  • Foren zum Abgleich von Ideen und Meinungen (ent­spricht der klassischen Diskussionsdatenbank).
  • Blogs zur Darstellung von Beiträgen, die mit zunehmenden Alter uninteressanter werden (entspricht dem klassischen Protokoll).
  • Linksammlungen um interessante Angebote im Netz dauerhaft als Information bereitzustellen (bisher als private Linksammlung im Browser).
  • Einzelne virtuelle „Räume“, in denen geschlossene Gruppen sich austauschen können.

Rund wird eine solche Anwendung nur, wenn sie die einzelnen Elemente miteinander verbindet und alle Einzelfunktionen zu einer Oberfläche zusammenführt. Die Oberfläche zeigt dem Anwender die neuen Beiträge der anderen Kollegen, lässt eine Filterung zu, erlaubt die Kommentierung der Beiträge und schlägt dem Anwender für ihn interessante Beiträge vor.

Diese Oberfläche wird durch die Benutzer noch stärker ak­zep­tiert, wenn auch die täglichen Geschäftsprozesse intergriebar bzw. bereits integriert sind.

Soll beispielsweise ein Anwender einen Urlaubsantrag genehmigen und findet den Hinweis darauf in der ihm be­kann­ten „Social-Business-Oberfläche“, genügt ein Klick und der Prozess­schritt ist erfolgt ohne die Anwendung verlassen zu haben.

Wie setzen erfolgreiche Unternehmen soziale Netzwerke ein? – Teil 2

Aus Fehlern lernen

Gerade bei der Einführung der E-Mail hat sich gezeigt, dass allein die Installation der Software und eine Schulung alleine bei weitem nicht ausgereicht haben. Vielmehr dauerte es Jahre, bis die E-Mail erfolgreich genutzt wurde und die Mitarbeiter den Mehrwert verstanden hatten.

Warum nun hat es so lange gedauert, bis ein heute unverzichtbares Medium produktiv genutzt wurde?

Die Antwort ist relativ einfach: Das Problem ist die Denkweise der Informatiker und der IT-Abteilungen. Deren Ziel ist es, eine Software zu validieren, zu installieren und dann produktiv zu schalten. Sicherlich wird eine Software immer zur Erreichung eines Zwecks angeschafft. Handelt es sich dabei um eine Software, die für die Mitarbeiter keine grundsätzlich neue Arbeitsweise mit sich bringt, so klappt dies in einem gut umgesetzten Projekt auch. Beispiel ist der Einsatz einer neuen CRM-Software. So ist eine neue Software vielleicht anders zu bedienen, Prozesse verändern sich eventuell, es ist eine neue Oberfläche zu verstehen, aber der eigentliche Nutzungsinhalt ist identisch: es geht weiterhin um die Verwaltung von Kunden­daten und den Kontakten zu den Kunden.

Hat ein Mitarbeiter aber vorher mit Papier und Umlaufmappen gearbeitet, so ist eine E-Mail-Software für ihn eine wirklich neue Welt. Und diese neue Welt wird sich nicht in einer reinen Softwareschulung vermitteln lassen.

Meist sind die Unternehmen auf solche strukturellen Veränderungen aber nicht vorbereitet und die Einführung der Software beschränkt sich auf eine Darstellung der Funktionen. Dieses Problem war reihenweise beim Einsatz der E-Mail in Unternehmen zu beobachten und sollte sich beim Einsatz sozialer Software nicht wiederholen.

Wie setzen erfolgreiche Unternehmen soziale Netzwerke ein? – Teil 1

Soziale Netzwerke sind etwas wirklich Neues. Es handelt sich hier nicht nur um eine neue Software, die installiert, geschult und dann mehr oder minder erfolgreich genutzt wird.

Vielmehr verändert sich die Arbeitswelt massiv und verlangt von der Unternehmensorganisation, den Mitarbeitern und ins­be­sondere von der Unternehmensführung ein massives Umdenken und eine Umstellung der bisherigen Verhaltensmuster. Eine solche Veränderung wird sich nicht in wenigen Tagen, Wochen oder Monaten vollziehen lassen, sondern muss ein längerer Prozess sein. Dem­ent­sprechend kann hier viel richtig und falsch gemacht werden.

Kultur

Ohne einen Kulturwandel wird die Einführung eines firmeninternen Netzwerkes scheitern. Umgekehrt wird aber der Wandel der Kultur das Unternehmen öffnen und im wahrsten Sinne neue Horizonte öffnen. Die Software wird dabei – wie Software es eigentlich immer tun sollte – hilfreich unterstützen.

Social: Ein neuer Arbeitsplatz

Ein Büromitarbeiter, der in der Vergangenheit mit Papier und Schreibmaschine groß geworden ist, hat den Computer zunächst nicht verstanden. Er musste langsam an dieses neue Hilfsmittel herangeführt werden und dabei lernen, die Vorteile zu nutzen.

Wer dann den Computer verstanden hatte, hat nicht automatisch die E-Mail verstanden. Auch hier war ein behutsamer Umgang mit dem neuen Medium nötig.

Wer E-Mail verstanden hatte, konnte nicht automatisch das Internet für sich nutzbar machen.

So ist es auch bei den sozialen Netzwerken – auch wer das Internet selbstverständlich nutzt, wird nicht automatisch mit sozialen Netzwerken umgehen können.

Vergleichbar ist die Einführung sozialer Netzwerke mit der Einführung der E-Mail in vielen Unternehmen. Zunächst wurde dieses Medium damals erst von einer kleinen Gruppe ohne Einbindung in die Prozesse genutzt. Nach und nach haben immer mehr Kollegen die Vorteile gesehen, bis ein Zeitpunkt erreicht war, an dem die Nichtnutzung der E-Mail ein Nachteil war. Bis zum heutigen Tag ist in vielen Unternehmen die Art und Weise der E-Mail-Nutzung prozessual nicht beschrieben – obwohl unternehmenskritische Prozesse die E-Mail als Übermittlungsweg nutzen. So wie von einem Mitarbeiter die Bedienung des Telefons beim Klingeln vorausgesetzt wird, so ist auch die tägliche Nutzung der E-Mail eine Selbst­verständ­lichkeit.

Das Unternehmen 2.0: Be social – Teil 2

Netzwerk statt E-Mail

Wie in den vorangegangen Kapiteln dargestellt wurde, ist E-Mail ein zentraler Bestandteil der Kommunikation im Unternehmen und mit Dritten.

Es gilt nun, die Mitarbeiter und die Arbeitsplätze von der Fokussierung auf die E-Mail zu einer Fokussierung auf ein Netzwerk zu verändern und diese Veränderung zu begleiten.

Was konkret bedeutet dies nun?

Nehmen wir als Beispiel eine Fußballmannschaft aus 6-jährigen Jungen. Grundsätzlich wissen alle, worum es geht (möglichst viele Tore schießen) und wir man das Ziel erreicht (Ball ins Tor). Trotzdem bleibt der Erfolg oft aus und von außen betrachtet wirkt das Spiel unkoordiniert. Und es wirkt so, weil es auch unkoordiniert ist. Die 6-jährigen sind noch nicht in der Lage, den Ball an einen Mitspieler abzugeben, der vielleicht eine bessere Position hat und die Mannschaft so viel besser zum Erfolg führen kann. Beobachtet man die gleiche Mannschaft fünf Jahre später, so wird man feststellen, dass das Teamspiel sich deutlich weiter entwickelt hat. Der Ball wird abgegeben, es herrschen klare Rollenverteilungen und die bei den 6-jährigen noch vorherrschende Unkoordiniertheit ist einem geordneten Zusammenspiel gewichen.

Im Endeffekt ist die Arbeitsweise mit der E-Mail in den Unternehmen mit der 6-jährigen Fußballmannschaft gleichzusetzen. Das Wissen (der Ball) wird sehr subjektiv verteilt. Oft ist gar nicht klar, wer das Wissen benötigen würde, um das Unternehmen (die Mannschaft) zum Ziel führen zu können. Es werden teure Umwege in Kauf genommen, anstatt den kurzen Wege zu nehmen.

Neue Möglichkeiten in der IT

Auch die IT verändert sich und bietet damit plötzlich neue Möglichkeiten.

Sicherlich ist diese Aussage nichts Neues und gilt, seitdem es IT gibt. Die letzte ähnlich große Auswirkung war aber die Einführung des Personal Computers, die das Nutzungsverhalten so massiv veränderte. Lange Zeit wurde diese Technik aber nur in Bezug auf Geschwindigkeit, Verfügbarkeit und Benutzer­freund­lichkeit verändert.

Die Virtualisierung, Zentralisierung und vor allem die Einführung wirklich nutzbarer mobiler Endgeräte haben schon heute das Nutzungsverhalten massiv geändert. Neue Endgeräte und moderne Netzwerke ermöglichen es, jederzeit und an jedem Ort online zu sein. Darüber hinaus sind die Geräte in ihrer Bedienung so einfach geworden, dass sie auch von allen Generationen bedient werden können und tatsächlich genutzt werden. Techniknutzung ist nicht mehr ein Vorrecht von jüngeren Menschen und wenigen älteren Technikinteressierten.

Im nächsten Artikel: Recruiting

Das Unternehmen 2.0: Be social

Wir sprechen von grundlegenden und unumkehrbaren Veränderungen der Unternehmen – auch wenn viele diese Entwicklungen nicht wahrhaben wollen oder noch an eine vorübergehende Mode glauben. „Social“ wird in den Unternehmen Einzug halten bzw. hat es bereits. Es werden sich massive Auswirkungen auf Unternehmensleitung, Mitarbeiter und Prozesse ergeben, die aktiv begleitet werden wollen. Als Schlagwort für diese Entwicklung findet man oft den Begriff „Social Business“. Man stellt allerdings oft fest, dass dies mit sozialen Netzwerken oder sozialen Medien für den Unternehmenseinsatz und damit mit einer Software gleichgesetzt wird. Vielmehr ist die Software nur – wie so oft – ein Hilfsmittel für „Social Business“ ist. Reichte früher bei der Einführung einer Software eine gute Schulung aus, so muss hierbei viel weiter gegangen werden: das Unternehmen muss sich komplett neu erfinden, damit die Software erfolgreich eingesetzt werden kann.

Es gibt kein Zurück mehr

Kein Unternehmenslenker kann sich mehr dem Fortschritt im Bereich der sozialen Netzwerke mehr verschließen. Darüber hinaus gibt es auch keinen Weg mehr zurück.

Sicherlich wird man sich noch mehrere Jahre erfolgreich gegen soziale Netzwerke im Unternehmen wehren können. Gegen die Entwicklung von „Social Media“ und der Teilnahme der Mitarbeiter wird man nichts ausrichten können.

Vergleichen wir es einmal mit dem Einsatz der E-Mail in den Unternehmen vor eigentlich noch gar nicht so langer Zeit. Die ersten Nutzer waren außerhalb der Unternehmen anzusiedeln und haben E-Mail schon in Universitätsnetzwerken und im Privatbereich sinnvoll genutzt. Mit dem Einzug in die Unternehmen wurden die ersten Pilotnutzer meist als Spielkinder angesehen und der geschäftliche Nutzen in Frage gestellt. Erst als man mitbekam, dass E-Mail-Benutzer gegenüber der in den Unternehmen vorherrschenden Umlaufmappen einen zeitlichen und oft auch inhaltlichen Wissensvorsprung hatten, wollten immer mehr Nutzer partizipieren. Schnell wurden die E-Mail über die Grenzen eines Hauses genutzt. Der Vorteil der schnellen Informations­über­mittlung über lange Distanzen wurde zum Erfolgsmodell zwischen Standorten eines Unternehmens oder sogar zwischen verschiedenen Unternehmen. Heute ist die E-Mail aus dem Geschäftsleben und unserer täglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken – keiner könnte diesen Entwicklungsprozess umkehren.

Die Nutzung der sozialen Netzwerke zeigt extrem viele Parallelen mit dem geschilderten Einsatz von E-Mail. In einigen Jahren wird hier die gleiche Erfolgsgeschichte zu berichten sein. Die Zusammenarbeit in Unternehmen und auch unternehmens­über­greifend wird neu definiert werden.

Im nächsten Artikel: Netzwerk statt E-Mail, Neue Möglichkeiten in der IT

Vom Unternehmen 1.0 zum Unternehmen 2.0 – Teil 3

Der Produktivitätskiller E-Mail

Eine besonders unproduktive Ausprägung des In­for­ma­tions­­über­flusses ist die klassische E-Mail. Wobei klassisch hier bedeutet, dass E-Mail heute ebenso selbst­ver­ständlich zum Büroalltag gehört wie früher eine Schreib­maschine und ein Blatt Papier.

In vielen Unternehmen werden Mitarbeiter regelrecht täglich mit E-Mails „zugeschmissen“. Oft sind die ersten Tage nach einem Urlaub mit dem Bearbeiten der Mailbox belegt. Oft haben sich Informationen längst zum Zeit­punkt der Kenntnisnahme erledigt – die Verteilung ist damit ähnlich produktiv wie die der Werbeprospekte im privaten Hausbriefkasten nach einem mehrwöchigen Erholungsurlaub.

Verstärkt wird dieses Phänomen in Unternehmen, die Mitarbeiter dazu erziehen, dass sie „sicherheitshalber“ eine E-Mail lieber an einen zu großen als an einen zu kleinen Verteiler verschicken.

In der direkten und zeitversetzten Kommunikation zwischen zwei Personen ist die E-Mail sicherlich ein hilfreiches und produktives Medium. Sind aber mehrere Empfänger betroffen, wird die E-Mail mit jedem weiteren Namen im Empfängerkreis unproduktiver. Jeder kennt sicherlich das Beispiel einer Präsentation oder eines Textdokuments, welches nacheinander von mehreren Personen ergänzt werden soll. Schon nach wenigen Weiterleitungen ist oft nicht mehr klar, wer die neueste Version des Dokuments in seiner Mailbox hat.

Technisch ist eine E-Mail heute innerhalb von Sekunden beim nächsten Empfänger angekommen. Tatsächlich dauert es in der Praxis oft Tage, bis eine weiterzuleitende Information per E-Mail eine Kette von Empfängern durchlaufen hat – eben genau so lange, wie die Summe der Zwischenstationen für eine Weiterleitung benötigt hat.

Erstaunlicherweise sind wenige Mitarbeiter tatsächlich in der Bearbeitung ihrer E-Mails strukturiert und orga­nisiert. Regelmäßig kann man Eingangsordner sehen, die überquellen und bei denen der Eigentümer auch nicht mehr genau weiß, welche E-Mails eigentlich welchen Status haben. Die wenigsten E-Mail-Programme bieten dazu auch sinnvolle Funktionen. Und ist eine E-Mail erst einmal in einem vermeintlich hilfreichen Ordner ver­schwun­den, so ist sie mit hoher Wahr­schein­lich­keit auch aus dem Fokus des Anwenders entfernt. Anders lassen sich die vielen „übersehenen“ E-Mails kaum erklären.

Trotz dieser hohen Unproduktivität sind die Mailboxen der Mitarbeiter inzwischen die wichtigsten Wissens­quellen geworden. Verlässt ein Mitarbeiter ein Unter­nehmen und nimmt seine Maildatenbank mit, hat er meist alle Informationen seines Arbeitslebens zusammen.

Andererseits haben die wenigsten Unternehmen klare Prozesse zur Überführung dieses Wissens auf den Nachfolger. Und selbst wenn Prozesse da sind, scheitern die meist an der Unstrukturiertheit der einzelnen Datenbanken. Das Wissen ist oft verloren.

Man muss sich klar machen, dass die E-Mail immer ein Speicher von persönlichen Informationen ist. Die Mailadresse ist einer Person zugeordnet und diese Person ist Eigner der Informationen. Sollen die Informationen geteilt werden, so werden sie in der Regel dupliziert. Dies passiert durch Kopie der E-Mail beim Versand an mehrere Empfänger oder durch spätere Weiterleitung.

Dieses Problem ist den Unternehmen mehr oder weniger klar. Damit sollte eigentlich auch klar sein, welche Kosten so entstehen. Und damit sind gar nicht die Technikkosten für die Speicherung der Informationen gemeint. Diese sind bei den heutigen Hardwarepreisen eher marginal. Vielmehr sind die Prozesskosten und die Wieder­beschaffungs­kosten für das verlorene Wissen gemeint.

Umso erstaunlicher ist es, dass die wenigsten Unter­nehmen sich mit diesem Thema auseinander setzen. Stattdessen werden fachliche Prozesse immer stärker optimiert mit dem Ziel, dort die letzte Minute herauszuholen. Es wird viel Geld in fachliche Anwendungen gesteckt, um diese schneller zu machen. Das aber ein Mitarbeiter nach einer Woche Urlaub rund einen Tag benötigt um seine Mails zu bearbeiten interessiert scheinbar niemanden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung der E-Mail in den Unternehmen durchaus Fortschritte, aber auch immense Nachteile gebracht haben. Technisch lässt sich die Zustellungsgeschwindigkeit der E-Mail nicht mehr optimieren. Weltweit und an fast jedem Ort ist eine E-Mail innerhalb von Sekunden zugestellt – sei es im Büroumfeld oder auch wenn der Benutzer unterwegs mobil darauf zugreift.

Sicherlich könnte man das E-Mail-Management in vielen Programmen deutlich optimieren und durch Schulung der Mitarbeiter zur Eigenorganisation auch Fortschritte erzielen. Das Grundproblem der E-Mail bleibt aber erhalten und lässt sich auch nicht lösen: E-Mail ist eine bidirektionale Kommunikationsform zwischen zwei Punkten und immer auf Personen bezogen.